Akt notarialny jest poświadczeniem urzędowym zaświadczającym dokonanie jakiejś czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być udokumentowane przy pomocy aktu notarialnego określa ustawa. Inne z kolei ustalają pomiędzy sobą strony umowy. Uwarunkowania w jakich musi dojść do podpisania aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń zawartych w akcie w sytuacji, kiedy wymaga tego prawo lub tak ustaliły strony, skutkuje bezskutecznością czynności prawnej. Zgodnie z polskim prawem tryb postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może sporządzić? 

Co to jest akt notarialny i kto może go przygotować? 

Akt notarialny jest urzędowym dokumentem, którego postać jest ściśle sprecyzowana przez polskie prawo. Poświadcza on dokonania pewnych czynności. Może to być kupno nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Określone czynności prawne powinny być poświadczone u notariusza z Łodzi, inne natomiast mogą, ale nie muszą chyba, że strony mają taką wolę. Kto może przygotować taki akt? W większości przypadków dokument sporządzany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można znaleźć we wszystkich dużych miastach jak Warszawa, Łódź czy Poznań, ale także mniejszych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie można kupić ani sprzedać jakiejkolwiek nieruchomości. W określonych sytuacjach sporządzenia aktu może dokonać zastępca notariusza, bądź aplikant notarialny. Niekiedy z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które wydawane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może przygotować polski konsul. 

Co musi mieścić się w prawidłowo sporządzonym akcie notarialnym?

To, jak powinien wyglądać akt notarialny oraz jak go przetrzymywać opisuje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby napisany był on w języku polskim. Ponadto musi on zawierać następujące elementy:

• data – dokładna data sporządzenia dokumentu, czyli dzień, miesiąc i rok. Czasami na specjalne życzenie stron dopisuje się także godzinę podpisania aktu,
• miejsce – miejscowość, gdzie sporządzono akt,
• dane notariusza – w akcie muszą być zawarte takie informacje jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
• dane zainteresowanych stron – dokument powinien posiadać imiona, nazwiska, adres zamieszkania, imiona rodziców, PESEL czasami numer NIP,
• oświadczenia stron – czyli zasadnicza treść dokumentu, z podkreśleniem, że w sytuacjach spornych powołują się oni na dokumenty pokazane przy podpisywaniu aktu,
• nadzwyczajne okoliczności – na wniosek stron w akcie można zawrzeć wyjątkowe okoliczności, jakie miały miejsce przy sporządzaniu dokumentu,
• potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu wpisuje się klauzulę, że akt został przeczytany oraz podpisany w obecności obu stron,
• podpisy – oczywiście tak istotny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, i notariusza.

Czynności, które wymagają sporządzenia aktu notarialnego 

Czynności zawarte w polskim prawie, które koniecznie muszą być przypieczętowane przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:

1. umowy przeniesienia własności nieruchomości – w tym kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
2. umowy, które przenoszą prawo użytkowanie wieczystego,
3. umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
4. umowy o podziałach spadku, jeśli w spadku jest nieruchomość nieruchomość,
5. umowa spółki partnerskiej,
6. umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
7. umowa spółki komandytowej,
8. umowa spółki z o.o..

Pozostałe czynności również mogą być potwierdzone aktem notarialnym, zależy to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego. 

Jak wygląda sporządzenie aktu notarialnego?

Notariusz odpowiedzialny jest za jasne i czytelne napisanie aktu. Istotnym momentem zawarcia umowy przy pomocy aktu notarialnego, jest przeczytanie go przez notariusza w obecności osób zainteresowanych. Aby akt nabył moc prawną notariusz powinien upewnić, że osoby zainteresowane rozumieją treść dokumentu. Jeżeli jest takie życzenie stron, notariusz odczytuje również wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wtedy akt nabiera mocy prawnej. 

Kto i gdzie przechowuje akt notarialny?

Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazywane są one do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tym przypadku obowiązuje rejonizacja i zależy to od od adresu kancelarii, w której był podpisany akt. Oczywiście obydwie strony otrzymują odpisy aktów.

Oczywiście za sporządzenie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Generalnie koszt wykonania tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.